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Le registre spécial

 

Le registre spécial est rendu obligatoire pour toutes les associations par : l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 qui stipule :    

 

« les modifications et changements intervenus dans l’association   seront, en outre, consignés dans un registre spécial qui devra être   présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois   qu’elles en feront la demande »,  l’article 6 du décret du 16 août 1901 qui complète la loi   du 1er juillet 1901 en indiquant : « les modifications apportées aux statuts et les changements   survenus dans l’administration ou la direction de l’association   sont transcrits sur un registre tenu au siège de toute association   déclarée ; les dates des récépissés relatifs aux modifications   et changements sont mentionnées au registre.   La présentation dudit registre aux autorités administratives   ou judiciaires, sur leur demande, se fait sans déplacement   au siège social  », l’article 31 modifié du décret du 16 août 1901 qui précise que « le registre spécial doit être coté et paraphé de la première   à la dernière page sur chaque feuille par la personne habilitée   à représenter l’association et tenu sans rature ni surcharge ».

 

 

Forme

 

Le registre est en fait un cahier broché (pas de feuilles volantes)

 

  • Les pages doivent être numérotées de la première à la dernière afin d’éviter toute substitution de document.
  • Chacune de ces pages doit être également paraphée par la personne habilitée à représenter l’association (le président le plus souvent mais d’autres personnes peuvent être désignées dans les statuts).

 

Le plus simple est d’acheter un cahier à pages numérotées et de parapher celles-ci comme mentionné ci-dessus.

 

 

Tenue

 

Pour conserver toute sa force probante, ce registre doit être tenu à la suite sans blanc, ni rature, ni surcharge.

Les copies de documents collées sur les pages de cahier ne sont pas interdites mais fortement déconseillées car diminuant la force de preuve du registre. Cela implique une rédaction manuscrite des contenus mentionnés ci-après. La loi ne l’impose pas, mais la signature de la personne habilitée à représenter l’association à la fin des mentions manuscrites est recommandée (toujours dans le sens d’augmenter la valeur de preuve de ce registre).

Le registre spécial doit être conservé au siège de l’association.

 

 

Contenu

 

La loi et le décret de 1901 précisent les mentions qui doivent être portées dans le registre spécial :

 

  • les changements survenus dans le conseil d’administration et la direction,
  • les modifications apportées aux statuts,
  • le changement d’adresse du siège social,
  • les nouveaux établissements fondés,
  • les acquisitions ou aliénations de locaux et d’immeubles,
  • les dates des récépissés préfectoraux relatifs à l’ensemble de ces changements.

 

Pourquoi un registre spécial ?

 

Ce registre a pour but de faciliter les contrôles qui pourraient être nécessaires aux autorités judiciaires et administratives. Il présente par ailleurs l’avantage de tenir à jour l’historique de l’association.

 

Contenu

La loi et le décret de 1901 précisent les mentions qui doivent être portées dans le registre spécial :

 

  • les changements survenus dans le conseil d’administration et la direction,
  • les modifications apportées aux statuts,
  • le changement d’adresse du siège social,
  • les nouveaux établissements fondés,
  • les acquisitions ou aliénations de locaux et d’immeubles,
  • les dates des récépissés préfectoraux relatifs à l’ensemble de ces changements.

 

La législation n’impose donc pas de retranscrire en intégralité les procès-verbaux des instances (bureau, conseil d’administration ou assemblée générale) qui ont adopté les changements. Seuls ces derniers ont à être consignés sur le registre spécial ainsi que la date du récépissé de leur déclaration en préfecture.

 

 

Le registre des délibérations

 

De quoi s’agit-il ?

 

Il s’agit d’un document dans lequel sont consignés tous les procès-verbaux de réunion des différentes instances de l’association (bureau, conseil d’administration ou assemblée générale). Ce registre n’est pas rendu obligatoire par la loi mais peut l’être par les statuts ou le règlement intérieur.

 

 

Utilité

 

La tenue rigoureuse de ce registre permet :

 

  • de conserver l’historique et la mémoire de l’association,
  • de faciliter la transmission des informations entre anciens et nouveaux dirigeants,
  • de prouver, en cas de litige, le respect des procédures énoncées dans les statuts et la validité des décisions prises,
  • de favoriser un fonctionnement interne respectueux des statuts et de la démocratie associative.

 

Tenue et forme

 

Pour avoir toute son utilité et toute sa force probante en cas de conflit interne, la tenue de ce registre et sa forme doivent être les plus proches possibles de celles du registre spécial.

 

 

Les autres registres

 

Généralités

 

Les autres registres qu’une association peut être amenée à tenir vont notamment varier avec son activité, sa masse budgétaire, le montant des subventions publiques dont elle bénéficie, et son statut éventuel d’employeur. Ainsi, l’association pourra avoir à tenir notamment des registres comptables et des registres liés au droit du travail.

 

 

Les registres comptables

 

Pour les petites associations il n’y a pas d’obligations particulières néanmoins la tenue d’une comptabilité transparente et rigoureuse reste indispensable.

 

Pour les associations concernées notamment par les éléments suivants :

 

  • 153 000 € au moins de subventions publiques perçues annuellement,
  • exercice d’activités économiques (à partir d’un certain seuil),
  • recours à la générosité du public,
  • exigences des financeurs,

 

…elles doivent tenir les registres suivants :

 

  • le livre journal (enregistrement chronologique de tout mouvement financier),
  • le grand livre (regroupement de tous les comptes de l’association),
  • le livre d’inventaire qui regroupe le compte de résultat (charges et produits), le bilan (actif et passif) et l’annexe ainsi que les éléments constitutifs de l’inventaire : publication obligatoire de ces éléments au Journal Officiel pour les associations recevant plus de 153 000 € de subventions publiques,
  • le compte d’emploi des ressources (CER) dont l’établissement est obligatoire pour les associations recevant plus de 153 000 € de dons, ouvrant droit à des avantages fiscaux pour les donateurs.

 

 

Site internet :

 

http://www.associations.gouv.fr/